Aufbruch zu neuen (digitalen) Ufern: Projekt „Nordstern“

„Absolut. Das Pop-up Office hat unsere Erwartungen übertroffen. Die interdisziplinäre Zusammenarbeit hat in sehr kurzer Zeit eine ungeheure Dynamik entwickelt und zu ganz konkreten Ergebnissen geführt“, betont Rengel, die aus der freien Wirtschaft kommend, seit dreieinhalb Jahren den Transformationsprozess im Bezirksamt Nord begleitet. Drei Haupt-Erkenntnisse habe das dreitägige Pop-up Office Anfang Mai erbracht: „Erstens, jede:r kann Gestalten! Das ist in einem Amt, das Entscheidungen von Fachbehörden umsetzt, keine selbstverständliche Erkenntnis.“ Dabei lasse sich die Art der Zusammenarbeit sehr wohl gestalten. Hierarchische Strukturen etwa sind nicht in Stein gemeißelt, Feedbackgespräche auf Augenhöhe ermöglichen Lernen und gemeinsames Bewältigen der vielen Herausforderungen, so Rengel. Inzwischen hätten die Bezirksamtsmitarbeiter:innen zudem den in der Pandemie geschlossenen Speisesaal neugestaltet und aus einem ungenutzten Ort eine ‚Kreativkantine‘ gemacht, die das gegenseitige Kennenlernen unterstützt, zu Wissensaustausch einlädt, aber auch ein wichtiger Ort der Regeneration geworden ist.

„Im Bezirkssamt Nord sind unter anderem die Fachämter Grundsicherung und Soziales oder Jugend- und Familienhilfe angesiedelt und unsere Mitarbeiter:innen haben es immer wieder mit schweren Fällen zu tun, die auch mental verarbeitet werden müssen“, erläutert Rengel. Das sei vor dem Hintergrund von Haushaltsknappheit und Fachkräftemangel nicht immer leicht. Umso wichtiger sei die zweite Erkenntnis: Sich trotz des Drucks im Tagegeschäft Zeit zu nehmen, um eine Balance zwischen Innovation und Stabilität zu schaffen. Dazu hat das Pop-up Office neue Formate hervorgebracht. Etwa „Hirnfutter“, ein kurzer Online-Treff in der Mittagspause. Oder das „Flur-Café“, ein abteilungsübergreifender Treff auf einen Kaffee in einem der zahlreichen langen Gänge des Bezirksamts. Solche innovativen Ansätze des Wissenstransfers wirkten motivierend auf die Mitarbeiter.innen und kommen zugleich auch den Bürger:innen zugute, ist Rengel überzeugt.

Wie wichtig der Einsatz von agilen Methoden und digitalen Tools für eine effiziente und kollaborative Arbeitsweise ist, war die dritte wesentliche Erkenntnis beim Pop-up Office, so Rengel. „Das gilt vor allem mit Blick auf die aktuelle Mitarbeiterstruktur. In den nächsten fünf bis zehn Jahren geht ein Großteil der Kolleg:innen in den Ruhestand. Das Thema ‚Mitarbeiter finden und binden‘ gewinnt immer mehr an Relevanz.“ Tradierte Strukturen, die vielfach mit der Tätigkeit in Bezirksämtern verbunden werden, wirkten dabei nicht gerade als Pullfaktor. Die Betonung sinnhafter Tätigkeiten hingegen sehr wohl. „Viele unserer Mitarbeiter:innen hat große Leidenschaft in den Beruf geführt und die müssen wir erhalten.“ So wurden im Rahmen des Pop-up Office verschiedene Visions-Prototypen eines idealen Bezirksamts entwickelt und alle Entwürfe waren geprägt von Vielfalt, Offenheit und dem Fokus auf die Bedürfnisse der Bürger:innen, erzählt Rengel.

Viele der Learnings aus dem Pop-up Office konnten bereits in den Arbeitsalltag integriert werden. „Dabei hat uns sehr geholfen, aus der eigenen ‚Bubble‘ herauszutreten und Lösungsräume mit Hilfe der Hamburg Kreativ Gesellschaft anders zu denken.“ 2027 könnte das ‚ideale Bezirksamt‘ dann noch greifbarer Gestalt annehmen, der Umzug der rund 850 Mitarbeiter:innen ist beschlossene Sache, da der aktuelle Standort an der Kümmelstraße sanierungsbedürftig ist. Allerdings wurde der ursprüngliche Plan eines 13-stöckigen Neubaus in Barmbek aus Kostengründen gekippt. Stattdessen soll – nach einer umfassenden energetischen Sanierung – das Arne-Jacobsen-Haus in der City Nord zur neuen Bezirksamt-Heimat werden. Die Umplanung stört Rengel keineswegs, im Gegenteil: „Wir denken jetzt iterativ. Die Welt ändert sich nun mal sehr schnell und die Lern- und Innovationskultur, die wir dank des Pop-up Office etabliert haben, hilft uns beim Umgang damit.“ 
ys/kk